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mDocumentos

En la actualidad la información no estructurada crece de forma exponencial en las empresas y el secreto de la eficiencia de los procesos empresariales radica en la gestión eficiente de esta información.

La Gestión Documental para una empresa eficiente del mundo competitivo de hoy se ha convertido en un componente clave dentro de los sistemas que deben soportar a la compañía.

Principales Ventajas

Mayor Eficiencia y Productividad: Si actualiza su sistema de archivado en papel a una solución digital, los empleados acceden fácilmente a la documentación empresarial. Además, el flujo de información se agiliza y optimiza. En vez de dedicar tiempo a buscar documentos, el personal se centra en tareas más importantes y en tomar decisiones acertadas para mejorar los resultados finales.

Reducción de costos de archivado de documentos y material:La creación y el archivado de documentos en papel tienen un costo elevado. Un archivo de cuatro cajones ocupa mucho espacio en la oficina y cuesta demasiado. Mantener doce archivadores de este tipo requeriría contratar a una persona. El cambio a un sistema de gestión documental digital permite ahorrar en archivado de documentos, copias, impresión, envíos y personal.

Seguridad de datos fiable y cumplimiento normativo automatizado: Un sistema de gestión documental permite controlar el acceso a información confidencial y aplicar medidas de seguridad. Asimismo, garantiza el cumplimiento de la normativa gubernamental y del sector mediante la automatización de los procesos de gestión de registros financieros y retención.

Continuidad empresarial: Además, la gestión documental garantiza la continuidad de su empresa aun en caso de incendio o inundación. Los documentos se replican y guardan fácilmente sin conexión o en la nube, lo cual constituye la solución adecuada para recuperación en casos de desastre.


mArchivo

Las empresas privadas e instituciones públicas de hoy en día afrontan muchos retos relacionados con la Gestión de sus Archivos Físicos, incluyendo: manejo exacto de las ubicaciones, movimientos entre unidades de almacenajes, aprovechamiento del espacio, búsquedas eficientes, préstamos, relación entre los documentos electrónicos y los elementos físicos almacenados.

Cuando lo almacenado son expedientes los retos se incrementan, incluyendo: completitud, vigencias, retenciones y manejo de los documentos.

¿Qué funcionalidades tenemos en mArchivo?

  • Unidades de almacenaje.
  • Manejo de expedientes.
  • Manejo de prestamos.
  • Movimientos de completitud.
  • Facilidad de búsqueda.
  • Tablas de retención documental.
  • Actas de eliminación y transferencias.
  • Manejo de jerarquías documental.
  • Fondo, sección, subsección y serie.
  • Consultas y reportes.
  • Indicación de gestión y negocio.

Basada en la experiencia obtenida en decenas de proyectos y de clientes de primer nivel, ha producido soluciones listas para implementar, en donde permite comenzar a obtener los beneficios en pocos días hasta un 70%.

¿Qué necesidades tiene mi archivo?

  • Disminuir costos.
  • Disminuir pérdidas o extravíos.
  • Mantener expedientes actualizados.
  • Tener ubicación eficiente.

Con ello, se lleva el control de flujo de documentación. ¿En dónde está la información? ¿Quién la visualizó? ¿A qué hora la reviso? ¿Quién la actualizó?

mGestión

Cuando la correspondencia es de salida los retos se incrementan, incluyendo: generación de correspondencias para uno o múltiples destinatarios, manejo de estándares, versiones, ciclos de vida, seguridad, permiso y trazabilidad de las correspondencias generadas.

¿Cuáles son sus necesidades?

  • Aficiones en costo.
  • Evitar retrabajo de empleados y colaboradores.
  • Tener mediciones de procesos y para aplicar mejoras a los mismos.
  • Reducir tiempos de operativos y administrativos para brindar mejor servicio a sus clientes.
  • Ser eficientes con todos los trámites.
  • No tener solicitudes o reclamos sin control de tiempo de respuesta a los clientes.

Funciones

  • Manejo de procesos.
  • Bandeja de tareas para los usuarios
  • Manejo de variables de procesos.
  • Correspondencia.
  • Aprobación.
  • Créditos.
  • Apertura de cuentas.
  • Manejo de fraudes.
  • Manejo de reclamos.
  • Manejo de contratos.
  • Emoción de pólizas.
  • Atención al ciudadano.
  • Manejo de agenda.
  • Memorandum.
  • Atención de trámites.
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