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Gestión Documental

Software desarrollado 100% en México, contando con 32 módulos que brindan muy amplia funcionalidad, además de contar con lenguaje nativo en español (interfaces y documentación), la mejor experiencia del usuario el cual utiliza tecnología de sistemas abiertos y está alineado a las mejores soluciones adaptable a requerimientos del cliente por el desarrollador y es utilizado por más de 50 empresas e instituciones públicas.

La solución integra una serie de Módulos adicionales como son Control de Gestión de Asuntos y Workflow, Pendientes, Cursos, Llamadas, Activos, Facturación, Biometría, Firma Electrónica y Arrendamiento, etc., que sin duda ofrecen una solución sistémica a Retos o Problemas puntuales.

Fácilmente puede invocar servicios de consulta a otras aplicaciones o viceversa, utilizando diversas tecnologías desde el uso del estándar Web Service hasta el intercambio de archivos basados en texto para reconciliar o cargar nuevos elementos.

Es un sistema de administración de documentos y procesos de clase mundial.



Administración de documentos

La administración documental proporciona un conjunto de elementos para administrar toda la documentación de una organización, utilizando las mejores prácticas archivísticas.

Documentos en un único y seguro lugar

Documentos importantes, siempre disponibles

Expedientes “Inteligentes”

Proyectos de digitalización masiva

Niveles de control documental

La solución de Gestión Documental, consiste en registrar y administrar de forma sistémica y archivística los documentos relacionados con la operación de la empresa o institución. La existencia de información en los diferentes procesos hace indispensable contar con un repositorio central para documentos, éste software está diseñado para incluir cualquier tipo de documento incluyendo documentación, formatos, esqueletos, ligas, escritos, contratos, planos, multimedia, cursos, y documentación en general.

Este control permite el almacenamiento de documentos en digital de diferentes tipos y soportes documentales, destacando los siguiente:

Anexo

Documento de tipo *.doc, *.pdf, *.xls, etc. al registro del documento, haciendo un upload para que el servidor sea quién lo guarda y lo haga disponible al personal que ingrese al sistema y que tenga permisos de “download” o “descarga”. En el caso en el que el tipo de documento sea del tipo .html, el funcionamiento es diferente, en lugar de que sea un download el sistema lo despliega en una página web interpretando las sentencias HTML.

URL

Los documentos pueden estar relacionados a una dirección web ya sea en la Intranet de la empresa o en Internet, en este caso el manejador de documentos no tiene guardado un documento en sí, simplemente es una liga a otra ubicación, este servicio es especialmente útil en situaciones en que la documentación esta fuera del ámbito de la empresa.

Físico

Muchas veces los procesos incluyen la entrega de documentos físicos (no digitalizados) en papel o en un expediente, este tipo de documentos se guardan en un lugar o archivero específico, lo que permite este tipo de documentos dentro del sistema es registrar en qué lugar físico se encuentra el documento o expediente referenciado.

Comentario

Este tipo de “documentos” simplemente proporciona un lugar donde documentar o incluir comentarios, esta información se guarda en la base de datos y puede ser explotada como un documento en las diferentes aplicaciones. Este tipo de documentos no tiene correspondencia física alguna.

Expedientes “Inteligentes”

El concepto de “Expedientes Inteligentes”, se refiere a la facilidad de que cada uno de los diferentes elementos que integran la solución automáticamente se relaciona a un expediente propio.

Los “Expedientes Inteligentes” se encuentran disponibles para elementos tipo organización, división, contacto (ya sea cliente, proveedor, empleado, etc.), activo, producto, procesos, llamadas, conocimientos, cursos, etc.

Documentos importantes, siempre disponibles

El valor fundamental de esta solución radica en el hecho de integrar documentos y expedientes de forma inteligente asociando a los elementos que intervienen en un proceso u operación la documentación correspondiente. Con esta visión el paradigma en que las operaciones y documentos se manejaba de forma independiente se ha terminado, los expedientes y documentación se manejan de una forma sistémica en un repositorio central.

Gracias a este diseño se proveen una muy amplia variedad de alternativas de búsqueda y ubicación para desplegado y asociación de documentos a procesos, llamadas, clientes, activos, cursos, inteligencia organizacional (conocimientos), etc. y finalmente se provee una interfaz para que un usuario desde una página no protegida pueda consultar y desplegar documentos marcados como “públicos” dentro de la interfaz.

Digitalización Masiva.

El control documental cuenta con facilidades que permiten la carga masiva de documentos que incluyen el registro del resultado de un OCR aplicado sobre los documentos para la posterior realización de búsquedas a profundidad.

La solución provee un scheduler que si así se define realiza la carga masiva a una hora del día, un día de la semana u otra condición incluida en los parámetros de programación.

Finalmente se provee una alternativa para que, desde fuera, una interfaz no protegida se invoque un servicio de alta de proceso y adición de un documento al repositorio de activos.

  • Nivel Documento
  • Registro de Información
  • Nombre, Clasificación, estatus y Descripción
  • Fecha de Registro, de vigencia y de cada actualización
  • Quién Registra y Quien es el responsable
  • Bitácora Libre
  • Llaves de Usuario
  • Campos Variables
  • Registro de Control
  • Bitácora de actualizaciones
  • Registro de relaciones, procesos, activos, personas, empresas, conocimiento, etc.
  • Expedientes y clasificación Documental
  • Soporte de Piezas Documentales
  • Soporte Físico
  • Manejo de almacenes físicos (con manejo geográfico-jerárquico)
  • Soporte de Código de Barras para expedientes en papel
  • Soporte Anexo
  • Electrónicamente generado o escaneado
  • Visualización automática de cualquier tipo de documento electrónico
  • Almacenamiento utilizando la técnica de Vectores y fuera de la base de datos
  • Soporte de Tecnología de Digitalización
  • Soporte URL
  • Liga en una red o Intranet
  • Soporte de aplicaciones externas con interface tipo Browser
  • Nota interna
  • Acceso a registros de la base de conocimientos de Resolv-e
  • Soporte de OCR, con soporte de búsqueda profunda
  • Nivel Expedientes
    • Agrupación de documentos de forma lógica en expedientes
  • Nivel Archivístico
    • Clasificación sistémica para administración documental
    • Cuadro de clasificación archivística
    • Disposición documental (Trámite-Concentración-Histórico)
    • Código de identificación archivístico (caracteres)

Control de gestión

¿Qué es Control de Gestión?

Control de Gestión es un término que en su sentido más amplio incluye la administración y Gestión de todas las actividades y acciones de la empresa.

Sin embargo, las herramientas de control de Gestión son soluciones especializadas para procesar, resolver, atender solicitudes de diversos tipos y naturalezas.

Estos principios aplican para cualquier tipo de empresa, proveedoras tanto de productos como de servicios.

Básicamente el principio fundamental de este tipo de aplicaciones sigue el modelo Solicitante - Resolutores o destinatarios, como se representa a continuación:

Normalmente las soluciones de sistemas para este tipo de problemática son clasificadas y medidas en base a la estandarización y homologación de las tareas para las que se utilizan.

Por excelencia, las herramientas informáticas menos estandarizadas para realizar tareas de Control de Gestión es el Correo Electrónico y las más sofisticadas y estandarizadas son las herramientas tipo ERP, CRM y/o Desarrollos a la Medida.

En el mercado informático las herramientas que resultan más eficientes con un buen nivel de versatilidad como con un control de tareas estricto son las herramientas de tipo “Control de Gestión” que pueden ser utilizadas en una gran diversidad de aplicaciones y acciones, que, sin duda, romperán la sinergia y burocracia a la que toda organización puede afectar.

Este proceso involuntariamente para el usuario del sistema está constantemente integrando sistémicamente un expediente electrónico perfectamente clasificado y su disponibilidad, vigencia y permanencia perfectamente definida.

Beneficios Control de Gestión

Algunos de los beneficios de utilizar Control de Gestión son los siguientes:

  • Uso y explotación de servicios de administración documental y ECM incluyendo la integración sistémica de expedientes
  • Tan simple de usar como el correo electrónico
  • Utilizable en un browser de Internet y PDA´s

Registro automático de cada actividad relacionada a cada asunto, incluyendo visualización, turnado, respuesta, confirmación, resolución, etc.

Catálogo customizable de actividades y acciones por realizar:

  • Para su Información
  • Para su Firma
  • Para su Visto Bueno
  • Para sus Comentarios
  • Para su Realización
  • Para su Resolución

Tipificación de Asuntos por Resolver, Generación de Estadísticas y monitoreo de asuntos pendientes basados en Niveles de Servicio o SLA´s.

Permitir la asignación y/o turnado de asuntos a un número indeterminado de Resolutores o Destinatarios.

Asignar o Adjuntar documentos electrónicos de cualquier tipo, incluyendo PDF, DOC, XLS, MDI, (cualquier multimedia), GPS, etc.

Envío automático de Emails y mensajes SMS para notificación de asunto y acciones realizadas.

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